Åpenhetsloven – her er stegene som tar deg i mål

Dette handler åpenhetsloven om

Åpenhetsloven trådte i kraft 1. juli 2022.

Du kan kalle åpenhetsloven en menneskerettslov for næringslivet. Det betyr at virksomheter får krav om å bidra til å forebygge menneskerettighetsbrudd og uanstendige arbeidsforhold hos leverandørene sine.

Åpenhetsloven gir både forbrukere og andre rett til informasjon om hvordan virksomheten forholder seg til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Du finner loven på Lovdata.no under dens fulle navn, «lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold».

Med åpenhetsloven kan alle (du og jeg) kreve å få informasjon fra virksomhetene om hvordan de håndterer konsekvenser som blir avdekket i de såkalte aktsomhetsvurderingene (mer om dette lenger ned). Dette kalles et informasjonskrav.

Det er forbrukertilsynet som har fått oppgaven med å føre tilsyn med loven. Du kan kontakte forbrukertilsynet for spørsmål du måtte ha om loven. Her kan det også sendes inn klager.

Hvilke virksomheter som omfattes av loven

Loven gjelder for større virksomheter hjemmehørende i Norge, som tilbyr varer og tjenester i eller utenfor Norge. Loven gjelder også for større utenlandske bedrifter som tilbyr varer og tjenester i Norge, og som er skattepliktige til Norge etter norsk intern lovgivning.

Åpenhetsloven gjelder for alle virksomheter som selger varer og tjenester i eller utenfor Norge, og som oppfyller to av følgende tre vilkår:

• salgsinntekt: 70 millioner kroner
• balansesum: 35 millioner kroner
• gjennomsnittlig 50 ansatte i løpet av regnskapsåret

Jobber du i en mindre virksomhet som ikke omfattes av loven, er det likevel ikke gitt at du slipper unna. Selger du varer eller tjenester til kunder som oppfyller kravene, kommer kunden din til å kreve informasjon av deg.

Lovens tre krav

Virksomheter som omfattes av loven, må sørge for tre ting: En, de må utføre aktsomhetsvurderinger. To, de må offentliggjøre en redegjørelse for disse vurderingene. Og tre, de må gi informasjon til enhver som retter en skriftlig forespørsel om det.

Informasjonsplikten var gjeldende fra 30. juni 2022, mens redegjørelsen for aktsomhetsvurderingen skal offentliggjøres senest 30. juni 2023.

Redegjørelsen skal signeres av styret og daglig leder i virksomheten, før den oppdateres og offentliggjøres innen 30. juni hvert år, i tillegg til når det er vesentlige endringer i virksomhetens risikovurderinger. Redegjørelsen skal også gjøres tilgjengelig, blant annet på virksomhetens nettsider.

Krav #1: Gjennomføre en aktsomhetsvurdering

En aktsomhetsvurdering er en prosess der en virksomhet må kartlegge, forebygge, begrense, reparere og kommunisere for hvordan den håndterer negative konsekvenser av sin virksomhet.

Krav #2: Offentliggjøre en redegjørelse

Virksomheter må offentliggjøre en redegjørelse for aktsomhetsvurderingene. Redegjørelsen skal minst oppfylle lovens krav i § 5, men kan også være mer utfyllende. Funnene du gjør i aktsomhetsvurderingene, må offentliggjøres på virksomhetens nettside. Redegjørelsen skal oppdateres og offentliggjøres hvert år innen 30. juni. Loven trådte i kraft 1. juli 2022, og altså må den første redegjørelsen offentliggjøres innen fristen i 2023.

Redegjørelsen skal inneholde

·         en beskrivelse av hvordan virksomheten er organisert, retningslinjer og rutiner for å håndtere negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

·         opplysninger om risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom aktsomhetsvurderingen

·         informasjon om tiltak som virksomheten har iverksatt for å stanse faktiske negative konsekvenser, samt forventede resultater av disse tiltakene

Krav #3: Besvare forespørsler om informasjon

Virksomheten plikter å gi innsynsrett for enhver som spør om hvordan den jobber med menneskerettigheter og ansattes arbeidsforhold. Virksomheten må svare på hvordan den håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser. Det gjøres unntak for krav som er åpenbart urimelige, eller der den etterspurte informasjonen gjelder opplysninger om noens personlige forhold. Det er også unntak for informasjon som det av konkurransemessige hensyn er viktig å holde hemmelig. Fristen for å besvare innsynskrav er satt til tre uker, unntaksvis opptil to måneder.

Virksomhetene har plikt til å gi ut informasjon til enhver som retter en skriftlig forespørsel om dette. Dette omfatter både generell informasjon og informasjon knyttet til en særskilt vare eller tjeneste som virksomheten tilbyr.

Den virkelig store jobben: Å foreta en aktsomhetsvurdering

Virksomheter skal utføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Du finner mer informasjon om OECDs retningslinjer her.

Kravet til aktsomhetsvurderingenes omfang er proporsjonalt med virksomhetens størrelse; det forventes mer av store bedrifter enn av de mindre. Aktsomhetsvurderingen må gjøres regelmessig.

Selv om åpenhetsloven viser til OECDs retningslinjer som veileder for aktsomhetsvurderinger, er det viktig å vite at kravene i åpenhetsloven er færre enn de som ligger i OECDs retningslinjer (her ligger også krav som omfatter miljø, korrupsjon og forbrukerrettigheter).

Det betyr at det eneste du må forholde deg til, er menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og ikke det som ligger i guiden til OECD. Det eneste du skal bruke, er OECDs metode for aktsomhetsvurderinger.

Aktsomhetsvurderinger er en sentral del av åpenhetsloven – her er stegene som tar deg i mål

Modellen er inspirert av OECDs veiledning. Her finner du de viktigste punktene knyttet til aktsomhetsvurderinger. Det er denne malen du skal bruke som underlag til redegjørelsen du må rapportere på hvert år innen 30. juni.

La oss se på de ulike punktene, en og en.

1. Forankre ansvarlighet i retningslinjer og styringssystemer

Virksomheten må sørge for å ha tydelige retningslinjer og planer om ansvarlig forretningsdrift. Retningslinjene må godkjennes av styret, og ansatte og leverandører må informeres om føringene. Det er viktig at ansvaret for å gjennomføre aktsomhetsvurderinger er tydelig plassert, og at alle involverte vet hva de skal gjøre. Dette trinnet handler også om å bidra til ansvarlig forretningsdrift hos leverandører og forretningsforbindelser, gjennom avtaler og kontrakter.

2. Kartlegg og vurder negativ påvirkning i egen virksomhet og hos leverandører

Virksomheten må identifisere hvor det er faktisk eller potensiell skade, i egen bedrift og hos leverandører. Verdikjede og leverandører må kartlegges etter risiko. Bruk gjerne et spørreskjema som leverandørene dine må svare på. Stort sett vil egenerklæringer holde, men grav litt dypere der det er nødvendig. Områdene med størst risiko for negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø må håndteres først.

Her er skrittene du tar før, under og etter kartleggingen av leverandørene dine:

1.    Kartlegg leverandørene dine: Få med sektor, land, omsetning og relasjon.

2.    Send spørreskjema til de mest relevante leverandørene.

3.    Lag risikomatrise, fra lav til høy risiko.

4.    Følg opp leverandørene med mest risiko med tiltak.

5.    Inkluder tiltak og fremgang i årlig redegjørelse.

3. Stans, forebygg eller reduser skaden

Det kan være at du finner negative funn (som brudd på menneskerettigheter) i kartleggingen din. Slike funn må du jobbe for å stanse. Det er viktig at du lager rutiner for å fjerne og forebygge negative konsekvenser av leverandørenes drift. Du skal fokusere på forbedring før du går til det mest dramatiske skrittet, som er å kutte ut leverandøren.

4. Overvåk gjennomføring og resultater

Det er viktig at du følger opp de tiltakene du setter i gang for å redusere negative konsekvenser for menneskerettigheter og arbeidsforhold. Lag gjerne måleparametre (KPI) som ledergruppen eller styret kan følge for statusoppdateringer.

5. Kommuniser hvordan virksomhetens negative påvirkning er håndtert

Det må kommuniseres hvordan bedriften har håndtert risiko, enten i egen virksomhet eller hos leverandører. Informasjonen kan du legge ut på nettsiden til virksomheten. En gang i året skal det lages en redegjørelse for aktsomhetsvurderingen. Denne må signeres av styret.

6. Sørg for at skaden rettes opp i

Der bedriften har forårsaket eller bidratt til skade, må denne rettes opp i. Det kan betyr at den skadelidende får erstatning. Du må sørge for at det finnes klageordninger.

Konsekvenser av å ikke følge loven

Det er Forbrukertilsynet som fører tilsyn med at bestemmelsene i loven overholdes. Dersom Forbrukertilsynet finner at en virksomhet handler i strid med loven, kan de innhente skriftlig bekreftelse på at det ulovlige forholdet skal opphøre, eller fatte vedtak om forbud eller bøter.

Forbrukertilsynet har sagt at fokuset i den første tiden etter vedtaket av loven vil være veiledning, og ikke sanksjoner. Det blir likevel understreket at Forbrukertilsynet vil slå ned på omfattende og åpenbare brudd på lovens bestemmelser. Eksempler på dette kan være brudd på informasjonsplikten. Virksomheter som ikke kommer i gang med arbeidet med å innrette seg etter loven, vil risikere sanksjoner.

Hva loven ikke er

Forbrukertilsynet er opptatt av at åpenhetsloven ikke blir en øvelse der man krysser av i bokser og så går tilbake til gamle vaner. Selve formålet med loven er å fremme menneskerettigheter og anstendig arbeid. Da er det viktig at bedriftene gjør sin innsats for å bevege egen virksomhet og leverandører i riktig retning.

Seksjonssjef i Forbrukertilsynet, Christoffer Bjørnum, fremhever at bedrifter må vise frem hvilke utfordringer de har, og ikke presentere et glansbilde i rapporteringen:

Forbrukertilsynet ønsker dialog med virksomheter om hvilke vurderinger som er gjort og hvilke tiltak man ser for seg. Bare å fylle ut skjemaer, holder ikke. Man må snakke med leverandører og forretningspartnere, hvis ikke, gjør du ikke jobben. Poenget med vurderingen er å vise hvilke utfordringer virksomheten har. Hvis man rapporterer at alt bare er gull og grønne skoger, så er det noe som skurrer. For høyst sannsynlig vil det være noe å rapportere på, og hvis man skriver at alt bare er fint, så er det større sjanse for at vi kommer på besøk og slår av en prat. Vi i Forbrukertilsynet ønsker å høre om utfordringene.

Noen siste råd

Ikke tenk så mye på bøter fra Forbrukertilsynet. Start jobben, og vit at du er med på å gjøre verden til et bedre sted. Her er et par siste råd til deg som skal sørge for at bedriften følger kravene i åpenhetsloven:

Start med det viktigste, og ikke alt annet. Du bør starte med det som er lovens kjerne, nemlig menneskerettigheter og ansattes rettigheter. Ikke gjør alt med en gang. Husk at loven ikke sier noe om OECDs retningslinjer. Du kan derfor vente med miljøkrav, bestikkelser, korrupsjon og forbrukerrettigheter. Gjør gjerne denne jobben når du er klar, men husk å prioritere det du må levere på.

Sørg for å lage etiske regler som bedriften din kan være stolt av. Lag en såkalt code of conduct som stiller krav til egen virksomhet. Sørg for at alle ansatte forstår hva som forventes av dem.

Ikke glem leverandørene. Lag også etiske regler for dem. I en supplier code of conduct kan du sette forventninger til leverandørene dine. Til dine eksisterende leverandører bør du vurdere å endre eksisterende kontrakter. Til alle nye leverandører stiller du etiske krav som garanterer for lav risiko i aktsomhetsvurderingen.

Kommuniser, kommuniser, kommuniser. Du har gjort en flott jobb som du kan være stolt av. Ikke bare fortell hva du har gjort i den årlige redegjørelsen. Fortell også kunder, leverandører, pressen og alle andre om hva virksomheten gjør for å bidra til en bedre verden. Bruk informasjonen på nettsiden din, i bærekraftsrapporter, i markedsføringen og alle kanaler som er relevante.

Følg opp tiltak og aldri bli ferdig. Aktsomhetsvurderinger blir du aldri ferdig med, så sørg for å gjøre oppdateringer hele tiden. Bruk hjulet over og sørg for at retningslinjene følges hver eneste dag.